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Allgemeines

Ideen:

• Ich könnte bei der Anlage einer neuen Akte / Ablage eines neuens Dokuments die Metadaten aus der DMDB holen und ggf. per Skript auch aktuell halten.
• Aus der DMDB direkt ins DMS verlinken. Das Skript im DMS könnte den Link zur Akte direkt setzen (z.B. per API Call)
• Ich könnte aus der DMDB die Akte direkt im DMS anlegen lassen
  • Ich könnte auch einmalig ein Skript laufen lassen, welches zu allen Akten Projekten eine Akte anlegt
• Ich könnte eine nahtlose UI Integration vom DMS in die DMDB testen (SSO sollte gehen, da ich den passenden AD User schon habe). DM-Abteilung würde dann weiterhin mit dem DMDB arbeiten.

Prozess: https://cawemo.com/diagrams/5151cd0c-3d48-451e-ab45-506aedf38f51--dms-und-dmdb?v=960,618,1

Eigenschaften

Wertemengen

Werden welche benötigt? Evtl. um Dokumente genauer zu Kategorisieren?

Akte und Dokument

• Kürzel der Akte: ADRIM (Drittmittelakte)
• Kürzel des Dokuments: DDRIM (Drittmitteldokument)
  • Dokumentdatum
  • Art des Dokuments (feste Auswahlliste)

Statements

• Pro Kostenstelle in Akte/Ordner Zusammenstellen
• Möglichst mit einer Suchfunktion (1. Kostenstelle, 2. Förderkennzeichen) / Aktendeckblatt
• Sortierung der Dokumente (Datum vom Dokument -> Chronologisch)
• Physische Akte ablösen
  • Viel Korrespondenz per Papier
  • Nur noch digital eine Akte haben
• Gewählten Personen auf bestimmte Akten/Ordnen geben (andere Personen der TUC)
• E-Mail mit bestimmten Dokumentinhalten erstellen (Auswahl von bestimmten Dokumenten)
• DMDB Verknüpfung zur Akte
• Grundproblem: Institute haben andere Informationen als die DM-Abteilung (haben meist vorher schon) z.B. Änderungsbescheid
  • Eine Art digitalen Postkorb wo die Institute solche Dokument schon bereitstellen
  • Physischer Postkorb klappt auch nicht
  • Zuordnung nach Geschäftsbereich
• Im NAS Ordner: sowas wie Vollmachten
• Im NAS Ordner: Vorlagen vorhanden (nicht digitalisieren)
• Institute benutzen meist Förderkennzeichen oder kurzer Titel
• Einsparen der Ordner "Mittelabruf"
• Im Zuwendungsbescheid steht die Aufbewahrungsfrist + Jahr Karenz
  • Muss es dem UB Archiv angeboten werden?
  • Nach Schließung 10 Jahre Archivieren (Schlussbescheid)
  • Information aus DMDB?
• Ein Zuwendungsbescheid für 5 Kostenstellen
  • Physisch eine Hauptakte
  • In der DMDB sind es 5 Projekte
  • Im DMS ein Dokument verknüpfen in anderen DM-Akten
• Vergabestelle benötigt Lesezugriff (später ggf. Fibu)

Aufgaben

• Belegdatum auf einem Dokument ✓
• Typen: Zuwendungsbescheid, Änderungsbescheid, Antrag, Anzeige, Kommunikation / Sonstiges, Mittelabruf, Verwendungsnachweis ✓

URL DMS-Testsystem: https://d3t-app.vw.tu-clausthal.de/

https://dm-dev.vw.tu-clausthal.de/

Agenda

1. Akte anlegen
   1. Akte manuell anlegen
   2. Akte über DMDM anlegen lassen (PoC)
2. Suchen/Wiederfinden einer Akte
   1. über Kostenstelle
   2. über andere Metadaten (z.B. Teil eines Titels)
   3. über Freitextsuche (Durchsucht auch die Metadaten)
3. Dokument(e) in einer Akte ablegen
   1. Digitale Dokumente per Drag & Drop in einer Akte ablegen
      1. Klassifizierung per Metadaten
   2. (Scan) von Papierdokumenten (z.B. Ricoh)
4. Finden und Anzeigen von Dokumenten
   1. über Metadaten und Freitextsuche
   2. Eigene Anzeige anpassen / Gruppierung / Sortierung
   3. Suchvorlage erstellen und benutzen

Weiteres

• Drittmittelakte vs. Drittmitteldokument
• Pflicht und optionale Metadaten