## Statements

*   Pro Kostenstelle in Akte/Ordner Zusammenstellen
*   Möglichst mit einer Suchfunktion (1. Kostenstelle, 2. Förderkennzeichen) / Aktendeckblatt
*   Sortierung der Dokumente (Datum vom Dokument -> Chronologisch)
*   Physische Akte ablösen
    *   Viel Korrespondenz per Papier
    *   Nur noch digital eine Akte haben
*   Gewählten Personen auf bestimmte Akten/Ordnen geben (andere Personen der TUC)
*   E-Mail mit bestimmten Dokumentinhalten erstellen (Auswahl von bestimmten Dokumenten)
*   DMDB Verknüpfung zur Akte
*   **Grundproblem**: Institute haben andere Informationen als die DM-Abteilung (haben meist vorher schon) z.B. Änderungsbescheid
    *   Eine Art digitalen Postkorb wo die Institute solche Dokument schon bereitstellen
    *   Physischer Postkorb klappt auch nicht
    *   Zuordnung nach Geschäftsbereich
*   Im NAS Ordner: sowas wie Vollmachten
*   Im NAS Ordner: Vorlagen vorhanden (nicht digitalisieren)
*   Institute benutzen meist Förderkennzeichen oder kurzer Titel
*   Einsparen der Ordner "Mittelabruf"
*   Im Zuwendungsbescheid steht die Aufbewahrungsfrist + Jahr Karenz
    *   Muss es dem UB Archiv angeboten werden?
    *   Nach Schließung 10 Jahre Archivieren (Schlussbescheid)
    *   Information aus DMDB?
*   Ein Zuwendungsbescheid für 5 Kostenstellen
    *   Physisch eine Hauptakte
    *   In der DMDB sind es 5 Projekte
    *   Im DMS ein Dokument verknüpfen in anderen DM-Akten
*   Vergabestelle benötigt Lesezugriff (später ggf. Fibu)

## Aufgaben

*   Belegdatum auf einem Dokument ✓
*   Typen: Zuwendungsbescheid, Änderungsbescheid, Antrag, Anzeige, Kommunikation / Sonstiges, Mittelabruf, Verwendungsnachweis ✓