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  2. Problem Statements / Requirements

Problem Statements / Requirements

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Statements

  • Pro Kostenstelle in Akte/Ordner Zusammenstellen
  • Möglichst mit einer Suchfunktion (1. Kostenstelle, 2. Förderkennzeichen) / Aktendeckblatt
  • Sortierung der Dokumente (Datum vom Dokument -> Chronologisch)
  • Physische Akte ablösen
    • Viel Korrespondenz per Papier
    • Nur noch digital eine Akte haben
  • Gewählten Personen auf bestimmte Akten/Ordnen geben (andere Personen der TUC)
  • E-Mail mit bestimmten Dokumentinhalten erstellen (Auswahl von bestimmten Dokumenten)
  • DMDB Verknüpfung zur Akte
  • Grundproblem: Institute haben andere Informationen als die DM-Abteilung (haben meist vorher schon) z.B. Änderungsbescheid
    • Eine Art digitalen Postkorb wo die Institute solche Dokument schon bereitstellen
    • Physischer Postkorb klappt auch nicht
    • Zuordnung nach Geschäftsbereich
  • Im NAS Ordner: sowas wie Vollmachten
  • Im NAS Ordner: Vorlagen vorhanden (nicht digitalisieren)
  • Institute benutzen meist Förderkennzeichen oder kurzer Titel
  • Einsparen der Ordner "Mittelabruf"
  • Im Zuwendungsbescheid steht die Aufbewahrungsfrist + Jahr Karenz
    • Muss es dem UB Archiv angeboten werden?
    • Nach Schließung 10 Jahre Archivieren (Schlussbescheid)
    • Information aus DMDB?
  • Ein Zuwendungsbescheid für 5 Kostenstellen
    • Physisch eine Hauptakte
    • In der DMDB sind es 5 Projekte
    • Im DMS ein Dokument verknüpfen in anderen DM-Akten
  • Vergabestelle benötigt Lesezugriff (später ggf. Fibu)

Aufgaben

  • Belegdatum auf einem Dokument ✓
  • Typen: Zuwendungsbescheid, Änderungsbescheid, Antrag, Anzeige, Kommunikation / Sonstiges, Mittelabruf, Verwendungsnachweis ✓
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