Statements

• Pro Kostenstelle in Akte/Ordner Zusammenstellen
• Möglichst mit einer Suchfunktion (1. Kostenstelle, 2. Förderkennzeichen) / Aktendeckblatt
• Sortierung der Dokumente (Datum vom Dokument -> Chronologisch)
• Physische Akte ablösen
  • Viel Korrespondenz per Papier
  • Nur noch digital eine Akte haben
• Gewählten Personen auf bestimmte Akten/Ordnen geben (andere Personen der TUC)
• E-Mail mit bestimmten Dokumentinhalten erstellen (Auswahl von bestimmten Dokumenten)
• DMDB Verknüpfung zur Akte
• Grundproblem: Institute haben andere Informationen als die DM-Abteilung (haben meist vorher schon) z.B. Änderungsbescheid
  • Eine Art digitalen Postkorb wo die Institute solche Dokument schon bereitstellen
  • Physischer Postkorb klappt auch nicht
  • Zuordnung nach Geschäftsbereich
• Im NAS Ordner: sowas wie Vollmachten
• Im NAS Ordner: Vorlagen vorhanden (nicht digitalisieren)
• Institute benutzen meist Förderkennzeichen oder kurzer Titel
• Einsparen der Ordner "Mittelabruf"
• Im Zuwendungsbescheid steht die Aufbewahrungsfrist + Jahr Karenz
  • Muss es dem UB Archiv angeboten werden?
  • Nach Schließung 10 Jahre Archivieren (Schlussbescheid)
  • Information aus DMDB?
• Ein Zuwendungsbescheid für 5 Kostenstellen
  • Physisch eine Hauptakte
  • In der DMDB sind es 5 Projekte
  • Im DMS ein Dokument verknüpfen in anderen DM-Akten
• Vergabestelle benötigt Lesezugriff (später ggf. Fibu)

Aufgaben

• Belegdatum auf einem Dokument ✓
• Typen: Zuwendungsbescheid, Änderungsbescheid, Antrag, Anzeige, Kommunikation / Sonstiges, Mittelabruf, Verwendungsnachweis ✓